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建设案卷级目录数据库、文件级目录数据库、全文扫描数据库，实现室藏档案的安全保管及便捷利用。档案整理、数字化加工和电子文档数据中心的设计遵守《档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、《档案法实施办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规和档案行业标准。
档案数字化服务机构经过自检后认为图像数据质量符合规定要求后，应及时递交给档案馆认可的工作人员进行质检。1扫描格式采用JPEG格式存储。存储时压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准则。2用于提供利用查询的扫描图像，存储为双层PDF格式，文本层在上，图像层在下。
档案整理情况核对中标方要做好原有目录数据的校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。
处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。图像拼接原则上不接受拼接模式形成的图像。裁边处理应对扫描后的图像进行逐页裁边，不许去除页面上所有字迹，包括数字与文字，确保扫描件页面居中，档案原貌信息完整不变，可读。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
为进一步提升我市交通运输系统档案管理工作水平，4月21日上午，市交通运输局召开全系统档案工作会议。局组成员、副刘明出席会议并讲话。会上，学习了平总对档案工作重要指示批示及《档案法》，传达了《合肥市档案局关于开展档案行政执法检查工作的通知》等文件精神，通报了前期我局对局属单位开展档案工作督查的情况，并就近期工作任务进行了部署。会议强调，要把深入学习贯彻平总对档案工作重要指示批示精神作为一项长期政治任务，全面学习贯彻的精神，把讲政治体现在档案工作全过程、各方面；深入贯彻落实新修订的《档案法》，不断提升档案管理制度化、规范化、信息化水平，全力推动交通运输系统档案管理工作迈上新台阶。会议要求，一是要加强组织。各单位要高度重视，充分认识档案管理工作的重要性，要把督查检查变为查漏补缺、固强补弱、提质增效的机会，加大对档案法律法规的宣传力度，进一步增强档案法治意识。是要建立健全档案工作体制机制。